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燈泡 Simply Send 在 Google 表單送出後自動回覆 Email 確認郵件

Click the image to open in full size.(Copyright: jannoon028 / 123RF Stock PhotoGoogle Drive 雲端硬碟是我相當喜愛的網路服務,預設提供 15 GB 空間讓使用者方便在線上免費儲存檔案外,更棒的是整合原有 Google Docs 工具,透過瀏覽器就能開啟編輯 Office 文件、試算表或投影片(延伸閱讀:如何在沒有安裝 Office 的狀況下開啟或編輯 Word、Excel、PowerPoint 文件檔?)。其中有個非常實用的功能「Google 表單」,可快速產生在瀏覽器進行作答線上表單,若你平常會參加一些活動,現在也很常看到使用 Google 表單設計的報名表。



如果你還不知道什麼是「Google 表單」的話,簡單介紹一下,Google Forms 是 Google Docs 一部分,讓使用者自己設計問卷調查或表單工具,透過網路方式收集資訊,自動建立並連結到試算表,試算表內就會記錄使用者填寫的回覆資料。

相較於其他類似服務來說,Google 表單更容易操作使用,維持 Google 設計一貫乾淨簡潔,其中有個特色是支援擴充功能!在現有功能外還可依照需求延伸。

因此本文要來介紹一個搭配 Google 表單使用的「Simply Send」,能在使用者提交表單後,將設定好的 Email 自動回傳到對方信箱,同時也支援夾帶附件,讓單向表單也能發揮雙向連結的功用喔!

網站名稱:Google 表單
網站鏈結:https://docs.google.com/forms/

使用教學

STEP 1

如果你是開啟「Google 雲端硬碟」的話,點選左上角的「新增」就能找到「Google 表單」產生器,或者直接點選文章前面的網站鏈結亦可。

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STEP 2

接著你可以開始用「Google Forms」建置新的表單,若你曾用過其他類似表單製作工具,會發現 Google Forms 其實還蠻容易上手的,且在調整不同欄位位置與呈現方式上相當直覺。

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STEP 3

要如何把「Simply Send」附加功能加入現有 Google 表單呢?先點選右上角的選單,從中找到一個「外掛程式」選項。

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在外掛程式右上角的搜尋框輸入「Simply Send」,就能找到這項功能,點選「+ 免費」來把它安裝到現有的 Google Forms,在第一次安裝時會跳出授權提示,其中會詢問你是否允許讓這個程式來讀取你的表單,沒問題的話按下「允許」就能將它加入。

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STEP 4

加入「Simply Send」外掛功能後,右上角選單會有圖示,點選按下「Configure」設定。

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首先,從「Simply Send」把上面的開關調整到「ON」來啟用這項功能,接著設定那些人可以收到自動回覆 E-mail,假如你希望在填寫表單後立即收到郵件,可以勾選「Add recipent from form field」,然後選擇表單內的 E-mail 欄位。

當有人填寫完這份表單後,就會在他填入的 E-mail 地址收到你設定好的回覆內容。

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STEP 5

最後,我們要來設定「Body」也就是郵件內容,這部分支援 HTML 程式碼,如果你要分成多個段落的話,最好可以加上

標籤來分隔不同段內容
(以免最後收到時內容全部擠在一起顯示)。

比較特別的是「Simply Send」允許你帶入表單欄位,例如你在表單使用「姓名」框,只要在郵件內容填入像這樣的文字:

,謝謝你參加 WPtouch Pro 外掛團購

對方收到時,看到的內容就會像這樣:

Pseric,謝謝你參加 WPtouch Pro 外掛團購

所有在表單出現的欄位都能利用這個設定來帶入動態值,讓郵件內容有更多的變化。

如果你希望在回覆時搭配上附件內容,例如可能在報名活動後,自動把活動相關內容回傳給報名者,也可以搭配「Attach merged document」選項來加入附件功能。

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STEP 6

試著自己填寫一下表單,測試看看「Simply Send」是否會成功寄送郵件,果真在 Google 表單送出後立即收到 E-mail,也就是我事先設定好的回覆內容(動態值也確實帶入),專業程度不輸付費的第三方服務喔!

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順帶一提,如果你想建置問卷調查表,那麼另一款「TypeForm」會更適合,它本身支援自適應網頁設計(RWD),能在行動裝置上更順暢瀏覽使用,詳情可參見:「Typeform 免費線上問卷平台,輕鬆製作美觀、支援行動裝置的互動式網路調查」一文。

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